Hurrikaani Katrina. Hurrikaani Rita. Hurrikaani Wilma. Vain muutama kuukausi sitten nämä myrskyt muuttivat miljoonien ihmisten elämän. Vaikka et työskennellyt myrskyjen koettelemilla alueilla, ehkä lähetit tuotteita Persianlahden alueen yrityksille tai sait tuotteita niiltä. Luuletko, etteivät nämä luonnonkatastrofit vaikuttaneet sinuun?
Kerro nyt tuo ajatus tuhat kertaa ja sinulla on jonkinlainen käsitys siitä, miksi katastrofisuunnitelman on oltava valmis, jos kohtaat samanlaisen kriisin kotikaupungissasi.
Kuinka voit suunnitella kriisiä tai katastrofeja, kun ne yleensä tapahtuvat odottamatta? Kuinka helppoa on ennakoida jotain, mitä et ole kokenut? Nämä ovat kaksi syytä, miksi omistajat ja johtajat voivat tuntea olonsa halvaantuneeksi joutuessaan suunnittelemaan kriisiä. Joillekin saattaa tuntua vieraalta, että he edes yrittävät kuvitella mitä tehdä tai laittaa paperille, joten on helpompi lykätä sitä toiselle päivälle.
Hätäsuunnittelu
Mutta katsotaanpa sitä eri tavalla, mahdollisesti pienempinä paloina, jotta saat käsivarresi mahdollisuuksista. Yksi ensimmäisistä tehtävistä on antaa tämä työ yhdelle henkilölle - se voi olla sinä tai joku muu - ja muodostaa pieni tiimi tukemaan työtä. Yksi johtaja tekee tästä tehokkaamman ja tehokkaamman prosessin.
Joten mikä on ensimmäinen asia, jonka voit tehdä suunnitellaksesi kriisiä? Tee luettelo. Yksinkertainen luettelo "mitä jos" on hyvä paikka aloittaa. Ajattele Murphyn lakia: "Jos jokin voi mennä pieleen, se menee pieleen." Riippumatta siitä, kuinka oudolta se kuulostaa, kirjoita ylös kaikki, mikä voi koskea liiketoimintaasi – ympäristökatastrofeista, kuten maanjäristyksistä, tulvista tai hurrikaaneista, aina tuotteen markkinoilta poistamiseen. Tämän luettelon tulisi kattaa kaikki, mikä voi johtaa tavanomaisen liiketoimintasyklisi keskeytykseen.
Luuletko, että Etelä-Floridan prosessorit suunnittelivat useita hurrikaaneja vuonna 2005? Kun puhun joillekin ihmisille siellä alhaalla, he eivät voi edes pitää hurrikaanien nimiä suorana tai mitkä niistä johtivat mihin vauriovaiheeseen. Lyön vetoa, että useimmilla Etelä-Floridan yrityksillä on nyt hurrikaanikatastrofisuunnitelma, joka sisältää esimerkiksi vaihtoehtoiset virtalähteet, tuoteohjauksen suunnitelmat ja viestintäluettelot (sekä asiakkaille että yrityksen henkilöstölle).
Yrityksen elvytyssuunnitelma
Kun sinulla on luettelo "mitä jos", katso ympärillesi ja analysoi yrityksesi kriittiset palvelut ja toiminnot – ne, jotka pitävät ovet auki. Joitakin mieleen tulevia asioita ovat työntekijät, kassavirta, käyttölaitteet, puhelimet ja tietokoneet sekä asiakkaiden palveleminen. Nämä ovat kriittisiä toimintoja, jotka ovat ratkaisevan tärkeitä, jotta ne saadaan toimimaan mahdollisimman pian katastrofin jälkeen.
Ota seuraavaksi tämä uusi luettelo ja luokittele kohteet kolmeen tai neljään pääluokkaan, jotka sisältävät kaiken samankaltaisuuden, kuten "Talous", "Viestintä", "Toiminta" ja "Ihmiset". Nyt voit alkaa nähdä, miltä suunnitelmasi näyttää – mieluiten ennen kuin kriisi puhkeaa ilman varoitusta. Voit määrittää yhden henkilön jokaista pääkategoriaa vastaavaksi ja pyytää "tiimiä" käyttämään jonkin aikaa tutkiakseen ja kirjoittaakseen suunnitelman oman kategoriansa käsittelyyn kriisin aikana.
Suunnitelman ensimmäinen vaihe koskee hätäkatastrofia. Tämä on käyttäjän opas organisaation säilyttämiseen välittömän katastrofin aikana. Jotta suunnitelmasta olisi hyötyä, se on luotava ennen keskeytystä. Suunnitelman seuraava vaihe, "toipuminen", on suunniteltu pitämään rahoituksen saapuminen, palvelut käynnissä ja asiakkaat palvelevat pitämään liiketoimintaa eteenpäin katastrofin jälkeen. "Liiketoiminnan jatkuvuuden" viimeinen vaihe on suunniteltava niin, että se palaa takaisin siihen pisteeseen, jossa yritys toimi ennen katastrofia.
Organisaatiosuunnitelma
Useita syvempää suunnittelua vaativia alueita ovat mm. työntekijä-, vakuutus- ja taloustiedot; Tietokonelaitteistot, -ohjelmistot ja -data; sekä rakennustyömaakartta ja hyödyllisyystiedot. Järjestä nämä tärkeät tiedot niin, että niistä on useita kopioita, ja sarja tallennetaan vaihtoehtoiseen paikkaan siltä varalta, että päätoimisto tuhoutuu.
Vielä laajempi suunnitteluvaihe sisältää riskianalyysin ja liiketoiminnan vaikutusten analysoinnin. Nämä suunnitelmat ovat erikoistuneita ja voivat valmistaa yritystäsi välttämään lamauttavia taloudellisia tappioita. On monia Web-sivustoja, joilla on vahvoja suunnittelutyökaluja, jotka auttavat tämän suunnitteluprosessin kaikissa vaiheissa, mutta seuraavat sivustot ovat hyviä aloittaa:
• Amerikan Punaisella Ristillä on hyvää tietoa yrityksille osoitteessa www.redcross.org.
• Institute for Business and Home Safety tarjoaa suunnittelutyökaluja verkkosivuillaan osoitteessa www.ibhs.org/business_protection.
• Centers for Disease Control and Prevention -keskuksella on kattava luettelo tärkeistä Web-sivustoista osoitteessa www.cdc.gov/niosh/topics/prepared/.
• Liittohallituksella on valmiussivusto osoitteessa www.ready.gov.
Suunnittelutehtävän jakaminen pieniin osiin ja tiimin järjestäminen työskentelemään suunnitelman parissa tekee tästä prosessista mukavamman. Amerikan Punainen Risti raportoi, että jopa 40 prosenttia pienyrityksistä ei avaudu uudelleen katastrofin, kuten tulvan, tornadon tai maanjäristyksen, jälkeen. Älä anna yrityksesi kärsiä, koska sinulla ei ollut aikaa laatia suunnitelmaa.
EGA on konsulttiyritys, joka on erikoistunut auttamaan tuotantoteollisuutta kolmannen osapuolen elintarviketurvallisuusauditointien valmistelussa, uudenaikaisessa tuotekehityksessä, markkinatutkimuksessa, markkinointistrategioissa ja mainossuunnitelmissa. Lisätietoja saat soittamalla numeroon (616) 784-2728 tai käymällä osoitteessa www.edithgarrett.com.